Asistente Administrativo

Propósito del Puesto

El Asistente Administrativo realiza tareas de supervisión y brinda apoyo al área de vigilancia y limpieza de la oficina. Es responsable de facilitar todas las gestiones logísticas y de índole administrativa tales como tramitar los permisos de la oficina, labores de gestión y organización. Sus actividades están basadas en la oficina de Iquitos (Perú), y reporta al Director de País con jornada de empleo a tiempo completo.

Tareas específicas del puesto: 

• Supervisar las tareas de limpieza de la oficina.
• Organizar, asistir y supervisar las tareas del área de vigilancia de la oficina
• Realizar tareas de recepción de correos físicos y virtuales, así como tramitar y recibir documentos y artículos importantes, así como reenvío a las áreas correspondiente para su manejo.
• Manejar y controlar la caja chica de la oficina.
• Garantizar el buen funcionamiento diario de las instalaciones de la oficina.
• Proporcionar suministros esenciales de oficina, incluyendo compras de papeles, útiles de oficina, escritorios, baños, otros relacionados a un buen funcionamiento del lugar.
• Mantener un inventario preciso de los equipos de oficina y otros.
• Planificar reuniones y escribir actas detalladas, así como colaborar en la organización de citas según sea necesario, asistiendo a la dirección de país.
• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica.
• Realizar pedidos de material de oficina, y asegurarse de mantener suficientes provisiones en stock.
• Mantener listas de contactos de clientes, consultores, beneficiarios relacionados a las tareas de la oficina de Iquitos.
• Realizar reservas de compra de avión, hoteles, logística de viajes, apoyar en reserva de hoteles y demás preparativos necesarios cuando la oficina tenga visitas.
• Proporcionar apoyo general a las visitas a la oficina
• Preparar y conciliar los informes de gastos y apoyar en tareas de contabilidad básicas
• Hacer cotizaciones de compras
• Mantener un modelo de liderazgo de servicio a los colegas, los socios, las comunidades a las que servimos y el público, en consonancia con la misión y los valores fundamentales de la organización.
• Participar o dirigir actividades internas en consonancia con la misión y los valores fundamentales de la organización.
• Otras funciones que se le asignen.

Requisitos del Puesto:

• Alineación con la Declaración de Fe de Water Mission y los valores fundamentales de Amor, Excelencia e Integridad.
• Mantener un modelo de liderazgo de servicio a los demás compañeros, a los socios, a las comunidades a las que servimos y al público, en consonancia con la misión y los valores fundamentales de la organización.
• Participar o dirigir actividades internas en consonancia con la misión y los valores fundamentales de la organización.
• Bachiller o profesional en Administración o carreras afines de nivel universitario o técnico.
• Mínimo 1 -2 años de experiencia en tareas administrativas y de apoyo logístico
• Conocimientos básicos en el paquete MS Office (Word, Excel, Power Point)
• Habilidades organizativas demostradas y capacidad para trabajar de forma independiente y dentro de un equipo
• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
• Capacidad para evaluar prioridades y gestionar diversas actividades con atención al detalle.
• Habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo
• Nivel impecable de integridad en el manejo de fondos de manera responsable y transparente.
• Dominio del inglés hablado y escrito, preferentemente.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, incluida la capacidad de articular claramente ideas y comentarios de forma constructiva.
• Compromiso en poner fin a la crisis mundial del agua.
• Excelentes aptitudes para las relaciones y la resolución de conflictos.
• Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo.
• Debe demostrar autorización legal y sin restricciones para trabajar en Perú sin patrocinio.